3 Outubro 2024

Organize a sua empresa em 6 passos

O passo mais importante para quem quer uma empresa com uma vida longa (e saudável) é entender as melhores formas de a organizar. Reunimos 6 dicas que o irão ajudar a estruturar a sua empresa e adotar boas práticas de gestão.

1. Tenha uma gestão de processos definida 
Para a organização eficiente de uma empresa, é preciso dominar os processos. Esta prática pode tornar-se um dos principais pontos diferenciadores que uma empresa pode ter.

É através da gestão de processos que pode assumir o controlo das atividades, promovendo a interação entre as várias tarefas realizadas, pelos diferentes departamentos.

2. Organize a gestão da informação 
Outro pilar importante para organizar uma empresa é a gestão da informação, que cuida dos dados e documentações existentes. Nesse contexto, é crucial implementar sistemas eficientes para organizar e armazenar essas informações de maneira acessível.

Na PONTO25 encontra o software de gestão documental Publicare, que permite tornar toda a documentação digital, facilitando o processo de consulta. 

3. Cuide dos recursos e controle gastos
Para organizar uma empresa, o passo inicial é contar com um software de gestão para controlar os custos de cada projeto e processo realizado, e não apenas os financeiros. É importante ter em atenção os recursos humanos e os tempos aplicados a cada tarefa. Só dessa forma é que consegue verificar a real rentabilidade da empresa. 

4. Centralize a sua comunicação 
A falta de alinhamento interno e externo, dados perdidos e a comunicação por múltiplos canais complica a ação de organizar uma empresa. 

A chave para esse problema está na centralização da comunicação em um único canal. Ferramentas como softwares de gestão auxiliam nessa prática, pois integram diferentes formatos de mensagens, como anexos, comentários, chats e e-mails, evitando que detalhes importantes fiquem perdidos no meio do caminho. 

Já encontra nas soluções da PONTO25 várias funcionalidades nesse sentido: o chat que permite a comunicação em tempo real, bem como, os alertas que permitem deixar recados aos colegas.
 
5. Realize o planeamento estratégico
É impossível não considerar o planeamento estratégico nessa lista de dicas para organizar a sua empresa, afinal de contas, ele é vital para a organização empresarial, cumprindo o papel de guia para orientar ações e decisões rumo aos objetivos de longo prazo. 

Ao definir metas claras e estabelecer as diretrizes para alcançá-las, o planeamento estratégico oferece uma visão abrangente do futuro desejado pela empresa. Essa visão compartilhada é importante para arrumar toda a organização, garantindo que todos os departamentos e equipas estejam alinhados na busca dos mesmos objetivos.

Vale ressaltar que o planeamento estratégico possibilita uma alocação eficiente de recursos, sejam eles financeiros, humanos ou tecnológicos. 

6. Use o melhor da tecnologia 
Num cenário totalmente informatizado, é claro que as ferramentas tecnológicas teriam sua parcela de importância para organizar uma empresa. 

Hoje, com todos os processos, sejam eles estratégicos ou operacionais, acontecem por intermédio da tecnologia e das suas inúmeras plataformas. Embora todas elas possuam funcionalidades que facilitam a organização dos negócios, existem aquelas totalmente focadas nesse objetivo. 
 
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